一、资料
某省审计厅于2020年6月派出审计组，对XYZ公司2019年度财务收支情况进行审计。有关审计情况和资料如下：
1. 审计组对该公司的内部控制制度进行了了解和测试，并在审计工作底稿中记录了有关情况，摘录如下：
（1）货币资金业务。财务专用章由专人保管，分管财务的总经理个人印章由其授权办公室主任梁某保管；对重要货币资金支付业务，实行集体决策；现金收入及时存入银行，特殊情况下，经公司领导班子集体研究批准后，方可坐支现金；银行存款余额调节表由出纳员李某负责定期编制。
（2）销售与收款业务。负责主营业务收入和应收账款的会计张某不经手货币资金；负责赊销审批的职员刘某不涉及销货业务的执行；销售价格和折扣由销售人员何某根据客户情况进行谈判决定；应收票据的保管和贴现由会计王某专门负责。
（3）材料采购与领用。材料采购由仓库提出书面申请，由采购部门批准并发出订购单；采购的材料到货时，由仓库保管人员林某和赖某共同负责验收入库。材料发出时，由生产部门填写领料单，经部门经理批准后，交仓库领料；领料单一式三联，仓库发出材料后登记材料明细账留用一联，领料单位保存一联，会计部门进行材料收发和成本核算使用一联。期末的盘点由仓库保管人员林某和赖某共同负责进行。
（4）设备采购与报废。设备采购由采购部门确定需要量并提出设备购置申请书；采购的设备到货后，由设备管理部门组织验收；设备验收合格后，由采购部门开具付款通知书，交财务部门办理付款手续；设备报废时，由设备管理部门提出设备报废单，经批准报废后，通知财务部门注销相关账面记录。
2.该公司财务部要对其员工进行重新分工，在与审计组交换意见时，该公司就下列问题咨询审计组意见。
该公司财务部门拟对3位员工进行重新分工，以承担以下8项工作，分工结果要符合内部控制制度的要求。
（1）记录并保管总账。
（2）记录并保管应付账款明细账。
（3）记录并保管应收账款明细账。
（4）记录货币资金日记账。
（5）记录、填写支票。
（6）发出销货退回及折让的贷项通知书。
（7）编制银行存款余额调节表。
（8）保管并送存现金收入。
二、要求
（一）请指出该公司上述内部控制中存在的缺陷，并简要说明理由。
（二）请从内部控制的角度，就上述8项工作如何分配给3位员工提出审计建议，并简要说明理由。
【参考答案】
（一）请指出该公司内部控制中存在的缺陷，并说明理由：
1.货币资金业务中：
（1）现金收入经公司领导班子集体研究决定后，可以坐支。
理由：违反了现金管理条例，现金是不能坐支的。
（2）银行存款余额调节表由出纳员李某定期编制。
理由：违反了不相容职责分离的原则，银行存款余额调节表应由出纳员以外的人员定期编制。
2.销售与收款业务中：
销售价格和折扣由销售人员何某根据客户情况进行谈判决定。
理由：不符合授权原则。
3.材料采购与领用业务中：
（1）材料采购经仓库提出书面申请，由采购部门批准并发出订购单。
理由：不符合不相容职责分离原则，订购单应由独立于采购部门之外的被授权人批准。
（2）采购的材料到货时，由仓库保管人员负责验收入库。
理由：不符合实物控制原则和不相容职责分离原则，验收人员应独立于仓库保管人员。
（3）期末材料的盘点由仓库保管人员负责进行。
理由：不符合不相容职责分离原则，存货盘点应由独立于保管人员之外的其他部门人员定期进行，以保证存货的真实性。
4.设备的采购与报废业务中：
（1）设备的采购由采购部门确定需要量，并提出购置申请书。
理由：不符合不相容职责分离原则，应由设备使用部门提出购置申请。
（2）设备的报废由设备管理部门提出设备报废单，经批准报废后，通知财务部门注销其账面记录。
理由：不符合不相容职责分离原则，应由设备使用部门提出设备报废单。
（二）请提出审计建议，并说明理由：
1.分工情况：
（1）项、（6）项、（7）项工作由总账会计或综合会计人员承担。
（2）项、（3）项工作由管明细账的会计承担。
（4）项、（5）项、（8）项工作由出纳员承担。
2.理由：
（1）按内部控制制度的要求，分工总体原则应将不相容职责相分离。
（2）记录并保管总账的人员应与记录并保管明细账、日记账的人员分开，所以（1）项与（2）项、（3）项工作应由不同的人员承担。
（3）记录应收账款明细账的人员应与发出销售退回及折让的贷项通知书的人员分开，否则可能发生贪污或挪用货款等舞弊行为，即（3）项与（6）项工作要分开。
（4）编制银行存款余额调节表的工作要与记录、保管送存货币资金的工作分开，否则可能发生舞弊，即（7）项应与（4）项、（5）项、（8）项工作分开。
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