第四章 建设项目采购审计
第二节 建设项目询价及竞争性谈判采购审计
一、业务概述
与招标投标相比，询价采购和通过竞争性谈判采购是相对简捷高效的采购方式，适用于非法定招标采购事项。
（一）询价采购
询价采购是《政府采购法》规定的政府采购方式之一，其主要适用于采购的货物规格、标准统一、货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，它既能满足采购单位的一些数量不多、金额较小、时间要求紧的采购需求，同时也能有效地节约采购过程的成本，对于采购规模不大、采购任务相对较少、招标方式难以实施的地区和中小城市的集中采购机构来说，是一种较为常用的政府采购方式。
为了使询价采购能充分体现公开、公平、公正及竞争和效益原则，在询价准备阶段，采购单位要进行采购项目分析，制定采购方案，确定采购项目清单，编写询价书，采取公开方式和有限邀请方式邀请供应商参与询价。
各供应商应在规定的时间内提交报价文件，报价文件中应一次报出一个不可更改的最终报价，以确保公平竞争。报价文件要求密封报送，一般不应接受传真或电话报价。报价文件提交后，供应商不得对报价文件进行修改。采购机构在报价时间截止后，要公开唱标，对各供应商提供的报价文件中的报价表进行公开报价。询价小组进行综合评价后，推荐预成交供应商，出具询价结果报告，经批准后，签发询价结果通知书，签订采购合同。
（二）竞争性谈判采购
采用竞争性谈判方式采购，主要包括五个步骤：成立谈判小组、制定谈判文件、确定邀请参加谈判的供应商名单、谈判、确定成交供应商。通常可以把这五个步骤归纳为两个阶段，即谈判前的准备阶段和谈判阶段。
在准备阶段，应注意做好以下几项工作：一是从资金、技术、生产、市场等几个方面对采购项目进行全方位综合分析。二是确定项目采购清单。三是编制竞争性谈判邀请函。四是制作竞争性谈判文件。五是邀请参加谈判的供应商。六是对参加谈判的供应商进行资格预审。七是根据资格审查情况，确定参加谈判的供应商名单，并发售竞争性谈判文件。八是成立由技术专家、采购单位和有关方面的代表组成的谈判小组。九是确定工作人员。十是邀请监督机关、公证机关对谈判过程实施监督。
谈判阶段需要做的工作主要包括：一是报价文件递交时间截止后，在规定的时间、地点对各供应商提交的报价文件中的报价表进行公开报价。二是在公开报价后，谈判小组要对各谈判方递交的报价文件进行审阅，以判定谈判方资格的有效性，确定进入谈判阶段的供应商名单。三是谈判小组与各谈判方就技术方案进行谈判，技术谈判结束后，要确定进入下一轮谈判即商务谈判的供应商名单。四是谈判小组与各
谈判方分别就商务方案进行谈判，确定进入最终承诺报价的供应商名单。五是组织技术、商务方案均符合要求的各谈判方进行最终承诺报价，最终承诺报价结束后，谈判小组要对最终承诺报价进行综合评审。六是经过对最终承诺报价进行综合评审、评断，并汇总出综合评审结果，最后由谈判小组出具最终谈判结果，推荐预成交供应商。七是采购代理机构根据谈判小组出具的谈判结果报告和确定成交的意见，综合审查相关资料，确定最终成交供应商。
二、审计目标和内容
（一）审计目标
1.核实询价过程记录完整可靠性。建设项目询价采购事项应属于建设项目概算内采购内容，采购过程应完整记录，各个环节记录文件应真实存在。
2.查实询价工作流程合规性。建设项目采用询价采购形式应符合国家法律法规要求；采购过程应遵守国家和本单位有关程序。询价采购过程不得有串通作假或未尽责情形。
3.确认选定供应商报价合理最优化。建设项目采用询价方式采购应按国家和行业相关规定的时间进行，遵循经济效益性原则。选定的供应商报价合理并满足质量和时间要求。
（二）审计内容
审计人员应当关注建设项目是否遵循合规、高效、节约成本的原则来选择恰当的采购方式，并根据不同采购方式的规定程序，开展建设项目所需的工程、货物和劳务的采购活动。
三、审计程序和方法
（一）需要取得的资料
审计人员应当取得建设项目项目建议书、可行性研究报告及其批准文件、核准文件等前期报批文件，取得初步设计文件及其批复，投资计划及其批复，批准的招标和采购计划，项目设备、材料清单，以及采购过程中形成的采购制度、采购机构设置、采购方案、采购计划、采购过程记录、采购公告、谈判记录等。
（二）内控测评
1.内部控制调查。查阅制度文件并询问相关管理人员，了解建设项目及其上级机关是否制订了询价和竞争性谈判采购工作规则、流程、制度、办法。了解建设项目是否组织有资质、有能力的团队开展采购工作，相关人员是否知悉采购工作制度流程。了解项目采购计划与财务、物资保管、运输等业务是否衔接。
2.内部控制测试。对照内部采购工作流程，检查项目是否执行工作流程规定，实施了规定的计划制定、公告发布、邀请、谈判等程序。
（三）审计取证
1.查阅项目前期报批文件，对照相关法规制度，判断项目是否符合询价采购、竞争性谈判采购条件，如采购时间紧张无法招标、单一产品市场供应充分、产品价格市场变化幅度小等。
2.查阅项目采购过程文档，检查项目是否按照组织内部或项目自身制定的询价工作流程执行。
3.调查供应商资质、业绩、供货能力、财务能力，确定询价的供应商是否具备提供相应产品和服务的实力、信用和意愿，是否按要求时间和质量条件提供不可撤销报价。
4.检查谈判过程和询价评审记录，审核询价评审机构是否深入细致地开展了评审工作，提供公正、客观的评审意见。
5.抽查质量检验资料和实物，审核所选供应商是否满足采购需求，是否在质量和服务条件相当情况下报价最低，是否按合同提供了合格产品。
6.检查财务付款记录，对照合同检查采购工作是否按照询价结果签订并执行采购合同。
7.调查市场供应情况，检查项目是否在满足工程建设对产品或服务质量、时间需求的前提下，降低采购成本，提高项目效益。
8.如组织内部制订了关于建设项目集中采购、合格供应商库、不合格供应商黑名单等管理规定，审计人员应当关注建设项目是否按照规定上报了采购需求并采取了集中采购方式，签约供应商是否合格等内容，也应当关注上述集中采购和供应商管理机构是否按规定尽职履责，是否保证了所采购产品或服务的质量、时间，是否降低了采购成本。
审计人员应当努力提出改进询价工作流程，完善询价采购权力运行方面的建议和意见。
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